職種と社員

総務部

「業務がスムーズになった」と
社員から感想をもらえた喜び

H.Iさん

2014年入社／生活科学部人間生活学科

現在の仕事内容を教えてください。

電子帳簿保存法や個人情報保護法などの法令改正に伴う社内手続きの変更や、情報セキュリティに関するルールの策定・運用状況のチェック、防災備蓄品の入れ替えなど、「会社を会社として維持するための業務」を担当しています。一言で表すなら、jpを運用する社員を更に下から支える、縁の下の力持ちといったイメージでしょうか。総務部は従業員にサービスを提供する部署なので、自ずと社内の全ての部署と関わります。意見を集約して社員の皆さんが納得できる形でルールをまとめることができたときや、社員の皆さんの要望を踏まえて新しい設備を導入し、感謝されたときは達成感があります。

社内の教育制度などを使って、今までどんなことを学びましたか。
また、今後どんなスキルを身につけていきたいですか。

せっかく補助制度があるので、資格を取りたいと思って利用。自分が担当している業務と直接的に関連していなくても、JPRSの事業に役立つものならOKということで、FPの資格を取得しました。参考図書の購入や受験料の補助だけでなく、勉強時間を勤務時間に算入できる制度もあるので、資格取得時は制度をフルに活用しました。以前利用したのは産休・育休前で、半年前に復帰してからは子供の生活リズムを整えるのに必死で利用できていませんでした。ようやくプライベートも落ち着いてきたので、自分のスキルアップのためにも、今後活用していきたいです。

仕事の中でやりがいを感じた瞬間や
印象に残っているエピソードは？

2014年の入社直後に携わった「紙文書の電子化」の業務は今でも印象に残っています。ここ数年でテレワークが浸透したこともあり、ペーパーレス化や紙文書の電子化は当たり前になりましたが、当時は業務効率化や災害対策という目的でスタートしました。紙が原本の契約書や稟議書などを電子化（スキャン）して、管理番号を付し、適切なアクセス権のフォルダに保存する、という一見単純な作業なのですが、後から検索できるように文書タイトルや日付、担当部署などの情報を抜き出して登録したり、現行の事務処理手順のルールを見直したり、乗り気でない社員を説得したり（笑）と、入社したての自分にとってはハードルの高い作業もありました。実際に運用が軌道に乗ると、「これまでは総務部に照会が必要だった文書の確認を各自で気軽に行えるようになり、業務がスムーズになった」と他部室の社員から感想をもらえた時にやりがいを感じます。

JPRSについて、また学生へ一言お願いします。

社会人10年目になり思うのは、「どんな仕事をするか」と同じくらい「誰と仕事をするか」が大事だということです。業種を問わず、一人で完結する仕事はほとんどありません。会社説明会やOB・OG訪問では、業務内容はもちろんですが、そこで働く人がどんな雰囲気なのか、自分のキャラクターと合うか、といった部分にもアンテナを巡らせて、時には自分のフィーリングを信じてみる事も大切です。

ある1日のスケジュール

09:30
勤務開始、メールチェック
10:00
総務部内のミーティング
11:00
後輩の資料レビュー
11:30
情報セキュリティに関する啓発活動の検討
12:30
昼食
13:30
法令改正に伴う社内手続きの検討・資料作成
15:30
勤務終了（子育てのために短時間勤務制度を利用中）

私のキャリアステップ

1年目
総務部の一員として庶務対応や全社の業務改善を行う。
代表電話応対、社内申請書類のチェック、オフィス設備点検、社内イベント（社員旅行、設立記念パーティーなど）の運営、
紙文書の電子化、災害対策、情報セキュリティ活動の推進など。
5年目（人事部 兼 総務部）
在宅勤務制度（対象者限定：育児・介護中の社員のみ）の導入。
休暇制度の見直し（夏季休暇・リフレッシュ休暇・ストック休暇の導入）
情報セキュリティに関する国際規格（ISO27001）の新規取得。
6年目（技術研修センター 兼 総務部）
技術研修センターの立ち上げ、新入社員向けの技術研修制度の導入・運用。
8年目（産休＆育休）
子供が1歳6ヶ月になるまで取得。
10年目（総務部）
社内規則類の策定・見直し、情報セキュリティ活動の推進。

プライベートについて

休日は夫と美味しいご飯を食べに行ったり散歩を習慣にしています。2年前に子供が生まれてからは公園に行くことが加わり、公園→ランチ→散歩 という流れが定着しました。元気に遊び回る子供と一緒に過ごすことで、親も元気をもらっています。一方、平日はジムに行く時間を取れなくなってしまったので、自宅にエアロバイクを導入しました。子供が寝た後は健康な身体作りに勤しんでいます！